Với quy mô mở rộng và giao dịch diễn ra liên tục, các vấn đề pháp lý sẽ nảy sinh từ các hoạt động hàng ngày và từ các vị trí dù là nhỏ nhất trong công ty. Trong bối cảnh đó, việc kiểm soát rủi ro pháp lý cần được công ty thực hiện như sau.
Câu chuyện của Khách hàng
Công ty của tôi có nhiều đơn vị/công ty thành viên. Hoạt động kinh doanh của ông ty hiện ngày càng mở rộng. Công ty ngày càng phát sinh nhiều công việc pháp lý. Ban điều hành chúng tôi cần có các tư vấn giải pháp pháp lý, các thông tin chính xác về quy định pháp luật để ra các quyết định kinh doanh. Vừa rồi chúng tôi bị đối tác phạt hợp đồng hơn một tỷ đồng vì vi phạm hợp đồng. Điều đáng nói, điều khoản phạt này chúng tôi không hề biết cho đến khi nó xảy ra. Chúng tôi cũng cần sự đảm bảo để phòng tránh các rủi ro pháp lý, tránh bị phạt, bị vi phạm và tránh phải bị bồi thường vì các sơ sót pháp luật. Công ty hiện có thuê một nhân viên pháp chế nhưng do nhân viên này ít kinh nghiệm nên chưa thể giải quyết rốt ráo vấn đề ở các cấp độ cao cấp.
Chúng tôi nên làm gì để kiểm soát rủi ro pháp lý cho hoạt động kinh doanh của mình?
Tóm tắt lời khuyên từ Luật sư
Với quy mô mở rộng và giao dịch diễn ra liên tục, các vấn đề pháp lý sẽ nảy sinh từ các hoạt động hàng ngày và từ các vị trí dù là nhỏ nhất trong công ty.
Trong bối cảnh đó, việc kiểm soát rủi ro pháp lý cần được công ty thực hiện như sau:
Bước 1, rà soát các rủi ro pháp lý đã, đang hoặc có khả năng sẽ xảy ra
Thực hiện việc Kiểm toán pháp lý định kỳ hàng năm. Qua đó, công ty sẽ phát hiện các vấn đề pháp lý đang vi phạm hoặc có khả năng vi phạm cũng như các rắc rối có thể phát sinh nếu không có biện pháp khắc phục kịp thời.
Bước 2, Thiết lập hàng rào pháp lý để phòng ngừa rủi ro pháp lý
Công ty cần được tư vấn, chuẩn bị các form mẫu văn bản pháp luật, mẫu hợp đồng chuẩn, quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến pháp luật. Các văn bản này cần được Luật sư kiểm soát tính chính xác, đúng đắn và phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, chứ không phải là các văn bản kém chất lượng được tải trên mạng internet. Chúng tôi gọi hàng rào pháp lý này là Hệ thống quản lý tuân thủ pháp luật (LCS).
Bên cạnh đó, các bộ phận, vị trí của công ty cũng cần được hướng dẫn để sử dụng hệ thống tuân thủ pháp luật, các form mẫu pháp lý một cách hiệu quả và xử lý đúng các tình huống pháp lý diễn ra hàng ngày.
Bước 3, Thiết lập cơ chế tham vấn pháp lý thường xuyên
Các công việc pháp lý hàng ngày cần được kiểm soát và tham vấn gồm:
i) Rà soát, kiểm soát, soạn thảo các văn bản pháp lý, hợp đồng mà công ty ban hành, ký kết.
ii) Tham vấn, hỏi đáp, hướng dẫn tuân thủ pháp luật cho các bộ phận liên quan, cố vấn cho chủ doanh nghiệp, Giám đốc Điều hành, Hội đồng quản trị. Nhất là các vấn đề pháp luật liên quan cho các kế hoạch, dự án, chiến lược sắp tới càng cần được xem xét kỹ lưỡng.
Để giải quyết được vấn đề này, công ty không nên tìm hiểu thông tin kém chất lượng trên internet mà cần có một nơi đáng tin cậy để tham vấn. Đó có thể là Luật sư nội bộ của công ty, Luật sư đối tác quen thuộc hoặc sử dụng Dịch vụ Phòng pháp chế Thuê ngoài để đảm bảo việc tham vấn được diễn ra liên tục, chi phí thấp. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng nhất là làm sao để tìm được nhà cung cấp, luật sư uy tín để cung cấp dịch vụ này. Vui lòng tham khảo LawyerTalks Làm sao phân biệt, tìm được luật sư, công ty luật uy tín?
